「これ、さっきも入力した気がする…」
そんなふうに、キーボードを打ちながら手が止まる瞬間、ありませんか。
同じ内容を、システムとExcelの両方に入れる。
納品書を書いたのに、また別のフォーマットで作り直す。
やっている本人も、
「これ、二度手間じゃない?」
と思いながら、なんとなくその流れが続いてしまう。
私はおかもち。48歳、いまは製造業で生産管理と営業を兼務しています。
それまでに物流・アパレルEC・CAD講師と、20年以上いろんな現場を渡り歩いてきました。
その中で、
「これ、二度手間じゃない?」
と気づけるかどうかで、その人の仕事の見え方が変わることを、何度も見てきました。
この記事を読めば、二度手間をテーマにした改善提案の書き方が分かります。
新入社員でも書きやすく、上司にも評価されやすい定番テーマだからです。
今回は、
・私が製造業で実際に見つけた二度手間の実話
・そのまま提出できるコピペOK例文
・上司に「気が利くね」と言われる書き方のコツ
この3つを、20年+の現場目線でお話しします。
1. 二度手間は「あなたの残業と消耗」を増やす
こんな経験、ありませんか。
- 同じ内容を、システムと紙の両方に書いている
- ExcelとWordに、同じ情報を別々に転記している
- 一度書いた内容を、別のフォーマットに書き直している
1回1回は、小さな手間です。
「まあ、いいか」で流せてしまいます。
でも積み重なると、
- 入力ミスが増える
- 転記漏れが起きる
- 確認する時間が要る
という別の作業を、あなたに追加で生みます。
一日で30分。
週で2時間半。
月にすれば10時間になることもあります。
この時間は、あなたの残業と消耗に直結しています。
だからこそ、
この「当たり前になっている非効率」に気づけたとき、
それは立派な改善の入口になります。
2. 私の失敗談 ── 製造業で見つけた”当たり前の二度手間”
いま私は、製造業で生産管理と営業を兼務しています。
受注が入ると、
- まず、社内の生産管理システムに入力する
- 次に、営業用のExcel台帳にも同じ内容を打ち直す
- そのあと、納品書を別のフォーマットで作り直す
これが、当たり前の流れでした。
私も現場に入ったころは、
「そういうものか」
と、そのまま続けていました。
ある日、月末の集計をしていて、
生産管理システムと営業Excelの数字が、
1件だけずれていることに気づきました。
Excelには打ったのに、システムに打ち忘れていたのです。
そのとき初めて、
「なんで同じ情報を、2回も打っているんだろう?」
と、自分に問い直しました。
さらに納品書。
これも、生産管理システムに入っているデータを見ながら、
別の Excel フォーマットに、
また手で打ち直していました。
つまり、同じ情報を「3回」書いていた。
1件あたりは数分でも、
月に何十件、年間で数百件になれば、
けっこうな時間です。
これは製造業に限った話ではありません。
物流時代も、伝票を紙で書いて、システムでも同じ番号を打ち直していました。
アパレルEC時代も、受注メールを見て、在庫Excelと出荷リストに、別々に転記していました。
現場の名前は違っても、
“当たり前の顔をした二度手間”は、どの職場にもあります。
だからこそ、
気づけたら、それだけで一歩前進です。
3. コピペOKの改善提案例文
そのまま提出できる形にしてみました。
社内でも通りやすい書き方です。
【現状】
受注データを、社内システムと営業Excelの両方に手入力している。
また、納品書は別のフォーマットで再入力している。
【問題点】
・同じ情報を複数回入力するため、入力ミスや転記漏れが起きやすい
・1件あたり◯分、月に◯件で約◯時間の作業になっている
・チェック作業も追加で必要になっている
【改善案】
生産管理システムのデータを、Excel台帳と納品書に反映できる形にする。
まずはExcelのVLOOKUPやテンプレート化から始める。
【期待される効果】
・入力時間の削減
・入力ミスの減少
・チェック作業の軽減
まずはこの形で、1件書いてみてください。
“ちゃんと気づけている”だけで、上司の評価は上がりやすくなります。
数字は、実際に自分の職場で1週間だけ測ってから入れると、
より説得力のある提案になります。
4. 上司に評価される書き方のコツ
この提案が評価されやすい理由は、はっきりしています。
- すぐに導入できる
- コストがほとんどかからない
- 誰にでも効果が出やすい
そして、「時間短縮」と「ミス防止」の両方に効くので、
実務的な価値が高い提案に見えます。
さらに、少し工夫すると、もう一段評価が上がります。
例えば、
- 入力項目を統一し、誰でも同じ形式で入力できるようにする
- プルダウンを使い、入力ミスを防ぐ
- 一度入力したデータを、他の書類に反映できるようにする
ここまで書ければ、
「実際に使うイメージまで考えている提案」
に見えます。
上司が知りたいのは”アイデア”ではなく”翌週から動けるか”です。
なお、二度手間の中でも、
「見間違い」や「思い込み」から発生するものは、
少し違うアプローチが必要になります。
気になる方は、こちらの記事もどうぞ。
→ 見間違い・思い込みを減らす3ステップ|ヒューマンエラー対策|コピペOK例文付き
5. 二度手間を防ぐ王道 ── トヨタ流5S
ここまで話してきた二度手間ですが、
「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の5Sを、
仕事の流れに当てはめると、かなり減らせます。
「整理」= いらない書類・フォーマットを捨てる。
「整頓」= 使う順番に並べる。
「清掃」= 古いデータを掃除する。
「清潔」= きれいな状態を維持する。
「しつけ」= みんなで続く仕組みにする。
これらは、モノだけでなく、情報の流れにも使えます。
私は改善を考えるとき、「これはどの5Sが足りていないか」で立ち止まる癖をつけています。
もし本気で二度手間を減らしていきたいなら、
5S の考え方を一冊でざっくり学べる本を、
手元に置いておくと強い味方になります。
6. まとめ:明日の作業で”あれ?また?”を1つ書き出す
「二度手間をなくす」だけでも、立派な業務改善です。
特別なスキルや、大きな改革は要りません。
日々の中で
「あれ?これ、また同じことしてる?」
と感じる瞬間に、立ち止まる。
その気づきを、この記事のコピペOK例文に当てはめて、
1件だけ提出してみてください。
その一歩が、次の改善につながります。
明日の作業の中で、「これ、さっきもやったな」を1つだけ書き出してみてください。
今日も、机の上から、小さな改善を積み上げていきましょう。
7. 次回予告 ── 改善提案ネタ③
次回は「ミスを減らすチェックリスト」をテーマに、
同じようにコピペで使える例文と、
上司に評価される書き方を解説します。
コメント