「聞いていませんでした」
会議の途中で、誰かがそう言う。
そして、もう一人が言います。
「いや、伝えたつもりだったんですが…」
どちらも嘘をついていません。
ただ、情報が途中で止まっていただけです。
私はおかもち。48歳、いまは製造業で生産管理と営業を兼務しています。
それまでに物流・アパレルEC・CAD講師と、20年以上いろんな現場を渡り歩いてきました。
いろんな職場を見てきて思うのは、
共有漏れは「誰かの怠慢」ではなく「仕組みの曖昧さ」から起きるということです。
この記事を読めば、共有漏れをテーマにした改善提案の書き方が分かります。
新入社員でも気づきやすく、上司にも評価されやすい定番テーマだからです。
今回は、
・私が営業として起こした共有漏れの実話
・そのまま提出できるコピペOK例文
・共有の仕組みが「続かなくなる」3つの原因
この3つを、20年+の現場目線でお話しします。
1. 「共有漏れ」は”あなたの時間と信頼”を削る
こんな経験、ありませんか。
- 「そんな話、初めて聞きました」と言われた
- 変更があったのに、前の情報のまま作業が進んでいた
- 担当者が休みで、引き継ぎが止まっていた
情報が止まると、その先で何が起きるか。
やり直しが発生します。
確認のための会議が増えます。
「誰が悪いのか」を探す時間が生まれます。
共有漏れの本当のコストは、やり直しではなく「信頼の目減り」です。
一度「あの人に頼んでも伝わらない」と思われると、
確認の電話が増え、念押しのメールが増え、
お互いの時間が少しずつ削られていきます。
だからこそ、
「気をつけます」ではなく「仕組みで残す」に切り替える。
この視点に立てた時点で、
それはもう改善の入口です。
2. 私の失敗談 ── 仕様変更が現場に届かなかった日
いま私は、生産管理と営業を兼務しています。
つまり、
お客様から話を聞く側でもあり、
その情報を現場に渡す側でもある。
ある日、客先に訪問したときのことです。
打ち合わせの終わり際、担当者がふと言いました。
「あ、そういえば、ここの寸法ちょっと変わりました」
私はその場でメモを取りました。
「了解しました、社内に伝えます」
そう答えて、会社に戻りました。
でも、戻った直後に別の急ぎの対応が入りました。
電話、見積、納期確認。
そして翌日。
生産現場では、変更前の図面で加工が進んでいました。
私のメモは、手帳の中にありました。
社内のシステムにも、共有ボードにも、どこにも入っていなかった。
「聞いていません」
現場の人にそう言われたとき、返す言葉がありませんでした。
だって、本当に伝えていなかったんです。
結果として、
作り直し、納期の再調整、お客様への説明。
私が忘れたのではなく、「忘れても大丈夫な仕組み」がなかった。
そう気づいてから、私は自分のルールを1つ作りました。
客先で聞いた変更は、会社に戻る前に、車の中でスマホから共有する。
たったこれだけです。
完璧ではありません。
でも「後でやろう」を挟まないだけで、抜け落ちる回数は減りました。
物流時代も、アパレルEC時代も、同じような場面はありました。
現場の名前が違うだけで、
「聞いた人」と「作業する人」が別なら、共有漏れはどこでも起きます。
3. 【コピペOK】共有漏れ改善提案の例文
そのまま提出できる形にしました。
【現状】
客先や他部署からの変更情報が、口頭やメモで伝えられており、担当者以外に共有されていない。
担当者が不在の場合、情報が止まってしまうことがある。
【問題点】
・変更前の情報で作業が進み、やり直しが発生している
・月に◯件の手戻りが起きている
・「言った・聞いていない」の確認に時間がかかっている
【改善案】
変更情報を記録する共有ボード(またはチャットのチャンネル)を1つ決め、
「聞いたその場で記録する」ルールを設ける。
まずは変更情報だけに絞って運用を始める。
【期待される効果】
・変更の伝達漏れが減る
・担当者が不在でも情報が追える
・新人でも過去の変更履歴を確認できる
まずはこの形で、1件書いてみてください。
「月◯件」の部分は、自分の職場で2週間だけ数えてから入れると、説得力が変わります。
4. 上司に評価される書き方のコツ
この提案が評価されやすい理由は、はっきりしています。
- 道具を増やさず、今あるもので始められる
- コストがほとんどかからない
- 属人化の解消につながる
さらに、少し工夫すると評価が上がります。
①「まず変更情報だけ」と範囲を絞る
「全部共有しましょう」は、だいたい続きません。
情報の種類を1つに絞ると、
「運用まで考えているな」という印象になります。
②「聞いたその場で」と行動を書く
「後で入力する」は、忘れます。私がそうでした。
共有の仕組みは、記録する場所より「いつ記録するか」で続くかどうかが決まります。
③「担当者が休んでも回る」と添える
上司が気にしているのは、ミスの数だけではありません。
その人が抜けたときに、仕事が止まらないか。
共有の仕組みは、そのまま属人化の対策になります。
ここまで書けると、提案の重さが変わります。
なお、伝えたのに動いてもらえない場合は、
共有そのものより「伝え方」に原因があることもあります。
気になる方はこちらもどうぞ。
→ 会社への要望を「不満」ではなく「喜ばれる提案」に変える4つの型|コピペOK例文付き
5. 共有の仕組みが続かない3つの原因
正直に言うと、
共有の仕組みは作った後のほうが難しいです。
私も、ホワイトボードを置いて、
3週間で誰も書かなくなった経験があります。
原因は、だいたいこの3つでした。
原因①:書く場所が複数ある
ホワイトボード、チャット、メール、口頭。
選択肢が多いと、人によって書く場所が変わります。
そして「どこを見ればいいか分からない」状態になる。
場所は1つに決める。
これだけで、かなり違います。
原因②:書く基準が曖昧
「重要なことは共有しましょう」
この「重要」の判断が人によって違うので、
書かれないまま流れる情報が出てきます。
「客先からの変更は必ず書く」のように、
種類で決めるほうが迷いません。
原因③:書いても読まれない
書く側だけ頑張っても続きません。
朝礼の最初の1分でボードを見る、
チャットなら朝イチで確認する。
読む時間もセットで決める。
書く仕組みと読む仕組みは、両方そろって初めて回ります。
6. 伝える土台 ── 7つの習慣
ここまでは「仕組み」の話をしてきました。
でも、共有がうまくいかない場面をよく見ると、
仕組み以前の問題が隠れていることもあります。
「言わなくても分かるだろう」
「あの人には言っても仕方ない」
こういう気持ちが少しでもあると、
どんな仕組みを作っても、情報は止まります。
私が改善を続けるうえで何度も読み返しているのが『7つの習慣』です。
中でも、
「まず理解に徹し、そして理解される」
という考え方は、共有の場面で効きます。
相手が何を知りたいかを先に考えると、伝える内容が変わります。
仕組みを作る前に、この土台があるかどうか。
そこを整えておくと、改善の定着率が変わってきます。
📘 「伝わる」の土台を作る一冊
完訳 7つの習慣 人格主義の回復
スティーブン・R・コヴィー(著)
「まず理解に徹し、そして理解される」── 共有や相談の場面で効く、信頼関係の土台が学べる一冊。
7. まとめ:明日、聞いた変更を”その場で”書き残す
「共有漏れを防ぐ」は、
特別なスキルがなくても提案できる改善です。
新しいシステムも、予算も要りません。
書く場所を1つ決めて、書くタイミングを決める。
それだけで始められます。
大事なのは、
「気をつけます」で終わらせないこと。
私は、客先で聞いた変更を手帳に書いて、そのまま忘れました。
忘れたのは私ですが、
忘れても大丈夫な仕組みがなかったことも、同じくらい原因でした。
明日、誰かから変更や依頼を聞いたら、
その場でスマホでも紙でもいいので、決めた場所に1行だけ書いてみてください。
それがそのまま、あなたの改善提案の材料になります。
今日も、机の上から、小さな改善を積み上げていきましょう。
8. 次回予告 ── 改善提案ネタ⑤
次回は「作業の順番を見直す」をテーマに、
同じようにコピペで使える例文と、
上司に評価される書き方を解説します。
コメント