業務改善の伝える力③|図解で「言葉では足りない」を補う 3つの工夫

「あれ、違う順番でやってる…?」

一日のうちにたくさんの作業を頼んだ時、しばらくして確認に行ったら、全然違う順番で進めていた。──そんな経験、ありませんか?

作業する人は、決して手を抜いているわけではありません。むしろ、一生懸命やってくれています。でも、口頭で伝えた順番は、頭の中ですぐに薄れてしまうんです。

こんにちは、おかもち(48歳)です。
いろんな現場で20年。製造業の生産管理と営業を兼ねながら、現場の「モヤモヤ」を改善するヒントを発信しています。

前回の伝える力編②では「相手に届く伝え方の選び方」を書きました。レベル・手段・タイミングを意識して伝える話です。

でも、それでも伝わらない瞬間があります。
そんな時に効くのが ── 図解です。

この記事を読めば、言葉だけでは届かない時に、図解で相手の頭の中に「絵を渡す」3つの工夫が手に入ります。
なぜなら、私自身が現場で図解に救われてきた経験があるから。作業順番メモ・トラックの仕分け図解・検査の順番シート ── 3つの実体験を通して、伝える力の次の一歩を一緒に見ていきましょう。

「10行の説明」より「1枚の図」

言葉で説明していると、つい長くなってしまいます。「まずこれをやって、次にこっち、その後あれをやって、最後にこっち」── 説明する側は、頭の中で順番がクリアです。

でも、聞いた側はどうでしょうか。

耳から入った言葉は、目に見えない形で記憶に残ります。10行の説明を聞いたら、頭の中で10行を組み立て直す必要がある。一度聞いただけでは、なかなか定着しません。

これが、1枚の図だったらどうでしょうか。

四角と矢印、いくつかの言葉。それだけで、聞き手の頭の中に「絵」がそのまま入ってきます。組み立て直さなくていい。見るだけで分かる。

「10行の説明」より「1枚の図」。

これが、図解の最大の力です。今日は、私が現場で実際に使ってきた「3つの図解の工夫」をお話しします。

工夫1:作業順番をメモで渡す ──「A→B→C→D」

一日のうちに、たくさんの色んな作業をしてもらうことがあります。

口頭で「これをやってから、こっちの、その後、あれをやって…」と伝えると、その場では「分かりました」と返ってきます。でも、しばらくして確認に行くと、違う順番で作業していたりするんです。

作業する人は、決して怠けているわけではありません。一生懸命やってくれている。でも、人は忘れます。口頭で言われた順番は、別の作業に集中している間に、ふっと消えてしまうんです。

これは、相手の問題ではなく、伝え方の問題です。

そこで私は、メモを渡すようにしました。

「A → B → C → D」。

こんなふうに、順番を矢印でつないで紙に書く。ただそれだけです。作業中、ふと迷ったら、メモを見ればすぐに思い出せる。

結果、何が変わったか。

メモで順番を渡せば、思い出す時間もゼロになります。

「あれ、次なんだっけ?」と止まる時間がなくなる。私に聞きに来る時間もなくなる。作業する人にとっても、私にとっても、お互いに楽になる工夫でした。

工夫2:トラック仕分けを図解で示す

2つ目は、倉庫業をしていた頃の話です。

トラックでたくさんの荷物が入荷することがありました。商品の型がたくさんあって、それがぐちゃぐちゃの順番で積み込まれて到着するんです。

トラックのドライバーは、私の現場の事情を知りません。用意したパレットに、運んできた順にぐちゃぐちゃに降ろして帰っていく。それで、ドライバーの仕事は終わりです。

残されたのは、ぐちゃぐちゃに積まれた荷物の山。
それを型番ごとに仕分けし直すのは、私の仕事でした。

毎回、これに時間がかかる。
何とかならないか、と考えました。

そして、思いついた解決策が、図解です。

パレットの位置を示した図に、「**型A → Aパレット**」「**型B → Bパレット**」と書いて、現場に貼っておく。そして、トラックのドライバーが来た時に、こう説明しました。

「箱に書いてある型番を見て、この図の通りに降ろしてもらえますか?」

図を渡しただけで、何が起きたか。

ドライバーは、丁寧に型番ごとに仕分けして降ろしてくれるようになったんです。

「Aの箱はここ、Bの箱はここ」と、図を見ながら確実に。私が後から仕分けし直す必要が、なくなりました。

図解一つで、仕分けの手間がゼロに。

もし「型番ごとに仕分けして降ろしてください」と口頭でお願いしていても、たぶんドライバーは「どの型がどこ?」と混乱したはずです。図にしたから、迷いなく動けた。

言葉で伝えるより、図を渡す方が、よっぽど親切でした。

工夫3:検査の順番シート ── 失敗から学んだこと

3つ目は、私の失敗から生まれた工夫です。

ある日、検査をたくさんしてもらわないといけない日がありました。時間も限られている。私は、いつものように検査担当者に伝えました。

「いつもどおり、検査お願いします。」

これで通じるはず、と思っていました。

でも、しばらくして作業を見てみると、ムダな動きが発生していたんです。

• 一度見たところを、もう一度見ている
• 見落としがないか、ぐるぐる見回している
• 「ここ、まだ見てなかったかな?」と迷っている

「いつもどおり」と言ったつもりでも、その「いつもどおり」が本人の中で曖昧だった。だから、確実性を求めて、何度も同じ場所を確認することになっていたんです。

「いつもどおり」では、伝わらない。

これは、私の伝え方の失敗でした。

次の時から、私は順番シートを作成しました。

「**左面 → 正面 → 右面**」

作業台の上に、こうした検査の順番をシートにして貼っておく。そして、一面一面、丁寧に見てもらうように説明しました。

結果、ムダな動きが消えました。
「次は正面」と一目で分かるから、迷わない。同じ場所を二度見ることもない。時間内に、確実に検査が終わるようになりました。

「いつもどおり」を、「左面 → 正面 → 右面」に変える。
たったそれだけで、現場のリズムが整いました。

うまく描けなくていい ── 図解の障壁を下げる

ここまで読んで、「図解と言っても、私は絵が下手だから…」と感じる方もいるかもしれません。

でも、安心してください。

図解は、上手さは関係ありません。

三角と四角と矢印。
あとは、いくつかの言葉。

これだけで、図解は十分機能します。
私自身、絵を描くのは得意ではありません。でも、ノートに四角を3つ書いて矢印でつなぐくらいなら、誰でもできます。

うまく描けなくていい、伝わればいい。

大事なのは、絵の上手さではなく「絵を渡そう」という気持ち。それさえあれば、紙とペンがあれば、誰でも今日から図解が始められます。

図解は「思いやりの姿勢」

最後に、私が大事にしている考え方をお伝えします。

図解は、テクニックではありません。
相手への、思いやりの姿勢です。

「言葉で伝えるだけでは、相手の頭の中に絵が描かれないかもしれない。だったら、絵を渡してあげよう。」── そう考えること自体が、相手目線です。

作業順番メモも、トラックの仕分け図も、検査の順番シートも、根っこは同じです。「相手が迷わないように」「相手が時間をロスしないように」── そんな気持ちから生まれた工夫です。

図解は、相手の頭の中に絵を描く、ささやかな手伝い。
言葉で伝わらない時の、最後で確実な手段です。

次回から、伝える力編④へ

シリーズ次章「伝える力編④」では、伝える力をさらに磨くための工夫を、テーマに書いていきます。

今日の話が「視覚化(見える化)」だとすれば、次回はその次の一歩。引き続き、お付き合いいただけたら嬉しいです。

言葉で足りない時、絵が橋になる

最後に、私の本音を一つ。

言葉で足りない時、絵が橋になる。

あなたが「説明したのに伝わらない」と感じた瞬間。それは、絵を渡すべき瞬間かもしれません。

三角と四角と矢印。
紙とペン。
これだけで、十分です。

うまく描こうとしなくていい。
ただ、相手の頭の中に絵を渡す気持ちで。

今日も、机の上から。
半径1m以内、1秒から、引き算から、流れから、他者から、目的から、相手から、そして、見える化から。